A través de algunas conversaciones, mucha gente me dice que le encantaría contar con apoyo externo para su negocio o actividad si supieran, sencillamente, qué delegar y qué cosas continuar haciendo por sí mismos.
¿Eres de los que reaccionan bien y salen del paso?
Partimos de que la mayoría de los dueños de pequeños negocios están llevando adelante por sí solos la totalidad de su negocio y si éste es tu caso, seguramente sabes reaccionar bien ante las fluctuaciones de trabajo: haces lo que tienes que hacer, en el momento en que hay que hacerlo y vas saliendo adelante, con más o menos esfuerzo.
Pero cuando tienes una temporada de muchísimo trabajo, en la que los proyectos se acumulan y los plazos de entrega se te vienen encima rápidamente, suele suceder que te abrumas, te quedas atascado y las cosas simplemente no salen como tú quieres.
Cuando se presenta una situación de este tipo, comprenderás que existe una gran diferencia entre estar debidamente organizado en todas las áreas de tu negocio o actuar bajo la presión de estas “oleadas” de trabajo, que actúan como disparadores puramente circunstanciales.
Saldrás del paso, seguro, pero… ¿a qué coste?
Necesitas estar preparado
La contratación de una Asistente Virtual puede aportarte una gran sensación de claridad, de tranquilidad y de estar preparado para lo que se presente, pero lleva tiempo (y dinero) comprender esto.
Resulta bastante evidente que la diferencia entre trabajar en solitario y tener un equipo de trabajo que te apoye en tu gestión reside, sobre todo, en la claridad de objetivos y de ideas que puedes tener acerca de tu propio negocio.
Externalizar servicios profesionales no se trata de reforzar tu ego presumiendo de tener un equipo bajo tu mando o gente a tu cargo, sino se trata más bien de ser inteligente en la gestión del negocio y de saber delegar tareas en aquellas áreas que son tu “lado flaco”.
¿Qué duda cabe de que esto se va a reflejar, tarde o temprano, en tu cuenta de resultados?
Tener clara la ruta antes de externalizar
Si no tienes una dirección definida o una visión, te diré que “tirar” de tu Asistente Virtual en un momento dado para que te resuelva las cosas, no se traducirá en resultados. En su lugar, tendrás una falsa sensación de que tu negocio crece o se mueve hacia adelante, pero ningún resultado concreto y tangible, porque no estás realmente organizado ni formas equipo con ella.
Antes de contratar a una VA, tendrás que pasar algo de tiempo revisando los procesos de tu negocio para determinar cuáles son las tareas que no se pueden dejar de lado porque forman parte del core, del eje central de tu actividad y eliminar definitivamente todo lo que es innecesario.
Luego, cuando tienes una lista de lo que queda, tendrás establecer cuáles son las tareas que realmente no necesitas hacer en absoluto, o no sabes, o no te gusta y eso es exactamente lo que tienes que delegar.
Si no tienes un mapa, no vas poder encontrar el camino correcto
Insisto sobre lo mismo: más importante que esta lista de tareas es la visión y las metas que tienes para tu actividad en los próximos meses. Si no sabes hacia dónde se dirige el negocio, no puedes tomar decisiones empresariales adecuadas y no puedes asignar recursos a las zonas primordiales de tu gestión.
Una vez que tienes claras tus metas a corto, medio y largo plazo, deberías poder tener una imagen clara de los pasos que tienes que ir dando, o de los proyectos que vas a llevar a cabo para llevar tu negocio hacia estas metas.
Esos proyectos o pasos, a su vez, tendrás que descomponerlos en tareas más pequeñas, o hitos más concretos para alcanzar en los próximos 3, 6 y 12 meses.
Aligerando peso para ir más rápido
Después de haber desgranado los proyectos en etapas o tareas más pequeñas tan detalladamente como puedas (en base de tu experiencia y conocimientos técnicos) entonces sí es el momento de averiguar lo que una Asistente virtual puede hacer por ti.
De esta forma, para cuando contactes con una VA porque estás dispuesto a delegar cierto volumen de trabajo, ya tendrás una idea definida de lo que tienes que hacer y teniendo en claro esto, más efectiva será tu consulta y mayor nivel de concreción obtendrás en la respuesta.
Organízate cuanto antes
Ten en cuenta que estás al frente de tu propio negocio: necesitas liderarlo y dirigirlo en la dirección correcta, en el menor tiempo posible.
Si no tomas las decisiones adecuadas, vas a desperdiciar tiempo y energía, te va a costar mantenerte motivado y perderás esa chispa que tenías cuando empezaste.
No permitas que la gestión de tu negocio se convierta en un caos y que una oleada de trabajo te encuentre desprevenido. Eso va en contra de la imagen profesional que quieres proyectar ¿verdad?
Lo maravilloso de contar con el apoyo de una Asistente Virtual es que te ayudará a alcanzar tus metas y a hacerlo más rápido de lo que podrías hacer tú solo.