¿Sabes cuál es el bien más caro y más preciado, y que si embargo no se puede ganar, ahorrar ni atesorar? Acertaste: el tiempo. El tiempo es el gran amigo –o el gran enemigo- de las personas que como tú o yo, trabajamos a distancia, y saber administrarlo, aunque es un objetivo difícil, no será imposible y en compensación, te proporcionará grandes satisfacciones.
La base para una buena administración del tiempo es la planificación. Actualmente se habla de «gestionar»; de hecho, es un concepto más amplio que simplemente administrar el tiempo, ya que implica la incorporación de nuevas herramientas y conocimientos para avanzar realmente en una forma científica de organizarnos y trabajar. Pero la gestión del tiempo puede ser al mismo tiempo una ciencia, una técnica y un arte, si le incorporamos una cuota de creatividad, para conformar una agenda que lleve indudablemente nuestra impronta personal.
Para gestionar adecuadamente el tiempo debemos comprometernos con nuestra tarea y ser disciplinados para:
- Establecer objetivos y metas
- Formular objetivos.
- Determinar prioridades (lo urgente, lo importante y sus combinaciones)
- Planificar a corto, medio y largo plazo.
- Controlar y disminuir interrupciones.
- Delegar tareas.
- Utilizar mejor los recursos disponibles (agenda, teléfono, ordenador).
Lo urgente y lo importante… o ambos
La gestión del tiempo es un tema realmente apasionante que ha dado lugar a abundantes estudios científicos y tiene una gran importancia en la planificación del trabajo de las grandes organizaciones, pero básicamente las herramientas a utilizar son las mismas, tanto para una Asistente Virtual que trabaja desde la comodidad del hogar, como para una oficina dedicada al asunto, en alguna de las más grandes fábricas del mundo.
Una de las primeras cosas que debemos hacer es la lista de tareas, para luego determinar el orden en que las vamos a realizar. Las tareas derivan de las metas y objetivos; de hecho, una vez establecidas las metas con objetivos claros, realizables y controlables, surgen las tareas como componente operativo.
Para establecer el orden de tareas es interesante contar con una herramienta como este cuadro:
El cuadro nos permite establecer el orden de prioridades de las tareas, valorándolas en una escala de 1 a 4.
Claves de la gestión del tiempo
En esta era de la informática y los ordenadores, hay muchísimas herramientas que nos pueden ayudar a planificar y gestionar el tiempo: agendas electrónicas, organizadores, alertas, alarmas y mucho más. Sin embargo, si lo único que tienes es un sencillo cuaderno y un lápiz, también puedes gestionar tu tiempo adecuadamente, pues las claves no están en la tecnología sino… ¡en nuestra propia mente!
Para eso, te sugiero tener en cuenta las llamadas «Leyes de Acosta»1:
- Primera ley: «El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos».
- Segunda ley: «Para una tarea corta, siempre hay un minuto; para una larga nunca hay tiempo».
- Tercera ley: «Lo perfecto no resulta rentable«.
- Cuarta ley: «La excelencia requiere dedicar cuatro veces menos tiempo a lo que sólo es urgente para poder dedicarle cuatro veces más tiempo a lo que sólo es importante».
Unas recomendaciones:
- Reserva tiempo para emergencias
- Dedica los últimos veinte minutos del día a planificar el día siguiente.
¡Mucha suerte con tu gestión del tiempo! y espero tus comentarios.
1 José Mª Acosta Vera, Doctor Ingeniero Industrial, «Certified Trainer» por el Time Management Center of Michigan – http://www.josemacosta.com/
