Seguramente te pasa que, como empresario o profesional, comprendes que la diaria tarea de revisar tus bandejas de correo electrónico te quita tiempo y te impide dedicarte a otras cosas, más productivas para tu negocio o más gratificantes para ti.
Te cuento que ésta es una de las muchas –tediosas– tareas cotidianas que podrías delegar en una Asistente Virtual (o VA), no es nada difícil de implementar y sólo redunda en beneficios.
Una vez seleccionada la Asistente Virtual con la que vas a trabajar, habrá que establecer cuáles serán las cuentas de correo electrónico que quieres que te maneje.
Luego deberás transmitir a tu Asistente cuáles son los criterios de respuesta que debe tener en claro para realizar el trabajo y cuáles serán aquellos e-mails que deberán ser gestionados inevitablemente por ti.
La tarea previa de la VA será primero, crear reglas de correo que harán que los e-mails entrantes vayan a ciertas y determinadas carpetas preestablecidas y luego, crear plantillas que puedan ser utilizadas como respuestas válidas ante cierto tipo de e-mails, de recepción habitual y frecuente.
Diariamente, el trabajo de la Asistente Virtual consistirá en acceder a las cuentas que el cliente quiere que le maneje, revisar la bandeja de entrada preferentemente en dos horarios distintos durante el día, por ejemplo a las once de la mañana y a las cuatro de la tarde. El hacerlo de esta manera incide directamente en la productividad, tanto de la VA como del cliente para el cual trabaja.
A continuación, la Asistente Virtual responderá mediante las plantillas prediseñadas, personalizando todos los campos posibles como para que el destinatario no sienta que se trata de una respuesta automatizada.
Y para ese pequeño porcentaje de e-mails que requieren la intervención directa del cliente, establecer la forma y el momento en que van a ser comunicados, por ejemplo: por escrito, al final del día.
Cada día son más los profesionales y empresarios que delegan esta tarea para ganar en productividad, realizando una gestión más inteligente de su tiempo y recursos y, desde luego, sin que los costos se encarezcan innecesariamente. Si deseas más información, no dudes en contactar y disiparemos todas tus dudas