Una de las cosas más importantes, no sólo para las Asistentes Virtuales sino para todo emprendedor o persona que trabaja online es contar con una herramienta que permita subir archivos a Internet y compartirlos facilmente con clientes, colaboradores u otros miembros de un equipo de trabajo.
Existen muchos servicios de páginas web dedicadas a almacenar archivos y documentos para nuestro uso particular o, como te dije, para compartirlo con otros. Algunos de ellos son completamente gratuitos, otros ofrecen un servicio gratuito básico y otro de pago con más prestaciones, con más espacio de almacenamiento.
El que yo utilizo y recomiendo es Dropbox, un servicio de alojamiento totalmente gratuito de archivos que nos permite subir ficheros con cualquier extensión y de cualquier tamaño. Pueden ser documentos de texto, vídeos, audios, libros, fotos, música, etc. o incluso una carpeta completa de archivos.
Te explico de qué va esto:
Una de la particularidades que tiene este servicio es que no es necesario tener que entrar a una página web para subir los archivos de uno en uno sino que, una vez instalada la aplicación, se crea una carpeta especial en tu disco duro a la que simplemente se “arrastran” los archivos para que sean inmediatamente subidos a la red.
Allí permanecerán almacenados en el sitio web de Dropbox y en todos tus ordenadores y dispositivos móviles, disponibles para utilizarlos a tu conveniencia o compartirlos con otras personas.
Esto es de gran utilidad por si tu equipo se estropea o te encuentras en otro sitio y necesitas acceder a la información que guardas en tu ordenador.
¿Cómo comenzar a utilizar Dropbox?
Vas al sitio de www.dropbox.com (que está en español) para descargar el archivo y una vez que se ha descargado, le das doble click para instalarlo.
A continuación te va preguntar si ya tienes una cuenta creada en Dropbox. Si no la tienes, debes proceder a crearla, poniendo tu nombre de usuario, tu dirección de e-mail y una contraseña.
Con seleccionar el plan gratuito que es el de 2 Gb de espacio es suficiente, en principio. Si en algún momento este espacio te resulta poco, puedes actualizarlo a la versión de pago que ofrece 50 Gb y 100 Gb, según el plan que elijas.
Una vez que se ha instalado, encontrarás en tu ordenador una nueva carpeta llamada Dropbox y verás que en la barra de tareas, abajo a la derecha, se ha creado un icono con el logotipo de Dropbox que es una cajita abierta, de color azul.
Dentro de la carpeta Dropbox, abres la carpeta llamada Public y es allí donde debes arrastrar el archivo que quieres subir a Internet. ¡Así de fácil!
El icono en la barra de tareas te va indicando en qué parte del proceso estás: si aparece un simbolito azul, significa que está sincronizando, es decir que está trabajando para subir tu archivo y cuando cambie a una palomita verde quiere decir que el archivo se ha subido exitosamente.
Toda vez que muevas un archivo a tu carpeta Dropbox o modifiques un archivo existente en tu ordenador, se actualizan también tus carpetas de Dropbox en la web y en otras computadoras. ¡Todo es automático!
¿Y es seguro?
Sí que lo es: Dropbox, para encriptar los archivos que subes, utiliza los mismos estándares de seguridad que los bancos y las fuerzas de seguridad utilizan para la protección de sus propios datos.
¿Cómo hago para compartir los archivos?
Una vez que tienes tus archivos subidos con éxito a Internet, para conseguir la URL de un determinado fichero que quieres compartir, lo que tienes que hacer es situarte sobre el nombre del archivo y con el botón derecho hacer click. Se abre un menú contextual, buscas Dropbox y seleccionas «Copiar enlace público».
Ya tienes la URL del archivo y lo que resta es pegar ese link donde lo vayas a utilizar: generalmente, en el cuerpo de un mensaje de e-mail. Luego lo envías y listo! El destinatario abre el e-mail, le da click al enlace y puede acceder a tu archivo.
¿Qué pasa si mi ordenador se estropea o tengo que formatearlo?
Es caso de que pierdas el disco duro, lo que tendrías que hacer es descargar de nuevo la aplicación e instalarla, ingresar con los datos de la cuenta que creaste y tendrás nuevamente acceso a todos tus archivos en Dropbox. ¡Allí estarán!
¿Y si borro algún archivo por error?
En caso de que borraras un archivo de tu carpeta Dropbox y que también lo borraras de la Papelera de Reciclaje (cosa que puede suceder) te vas, dentro de tu cuenta, a la pestaña de Archivos. Ahí aparecerán todos los movimientos de archivos que hayas hecho recientemente, los que has subido o eliminado.
Buscas la opción que dice «Mostrar los elementos eliminados» y una vez que localices el archivo borrado que quieres recuperar (que aparece con un icono rojo) le das click con el botón derecho y te lo restituirá a la carpeta.
Esto es porque Dropbox hace un respaldo, durante 30 días, de los datos que eliminamos. Pasado ese tiempo, lamento decirte que ya no podrás recuperarlos…
Dos cosas antes de terminar…
Dropbox también puede ser utilizado desde dispositivos móviles: Blackberry, iPhone, iPad, Android. Visita: http://www.dropbox.com/anywhere
Como si fuera poco, por cada persona que refieras a Dropbox, es decir por cada amigo o contacto tuyo que abra su propia cuenta en Dropbox siguiendo tu recomendación, la empresa te da 250 Mb de almacenamiento extra.
Como ves, las ventajas que ofrece este servicio son muchísimas: el espacio de 2 Gb es bastante y la manera de subir archivos a Internet es muy fácil y te aseguras de que mantienes todo a buen resguardo.
Para mí es de mucha utilidad para el servicio de transcripciones de audio a texto que ofrezco, porque es la manera más fácil de compartir archivos con mis clientes: ellos me envían el fichero audio o video y yo les devuelvo el documento de texto.
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